Pengantar Manajemen

·         FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

-       Perancanaan (planning) : mendefinisikan sasaran-sasaran, menetapkan strategi, dan mengembangkan rencana kerja untuk mengelola aktivitas-aktivitas

-       Penataan (organizing) : menentukan apa yang harus diselesaikan, bagaimana caranya, dan siapa yang akan mengerjakannya

-       Kepemimpinan (leading) : memotivasi, memimpin, dan tindakan-tindakan lainnya yang melibatkan interaksi dengan orang-orang lain

-       Pengendalian (controlling) : mengawasi aktivitas-aktivitas demi memastikan segala sesuatunya terselesaikan sesuai rencana

·         MANAJEMEN

aktivitas kerja yang melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara efisien dan efektif

·         3 LEVEL MANAJEMEN DAN KAITANNYA PADA SKILL

1.       Manajer puncak – keahlian konseptual: kemampuan berpikir dan memahami hal-hal yang bersifat abstrak dan kompleks

2.       Manajer menegah – kehalian hubungan antar manusia: kemampuan bekerja sama secara baik dengan orang lain, secara perorangan maupun secara kelompok

3.       Manajer jenjang bawah – keahlian teknis: pengetahuan dan keterampilan yang berkaitan dengan sebuah pekerjaan yang spesifik

·         10 PERANAN MANAJERIAL DIKEMBANGKAN OLEH HENRY MINTZBERG

Dikelompokan menjadi tiga divisi

-       Peranan jembatan antar-pribadi : panutan, pimpinan, penghubung

-       Peran penyambung informasi  : pengawas, penyebar berita, juru bicara

-       Peran pengambil keputusan : pengusaha/pelopor/pendobrak, pengentas kendala, pengalokasi sumber daya, perunding

·         3 ALASAN MEMPELAJARI MANAJEMEN

-       Universalitas manajemen : kenyataan bahwa manajemen dibutuhkan dalam semua bentuk dan ukuran organisasi, pada setiap jenjang organisasi, pada semua bidang kerja organisasi, dan di organisasi mana pun di seluruh dunia

-       Realitas dunia kerja: kenyataan setelah lulus dari bangku kuliah dan memulai karir di dunia kerja harus mengelola atau dikelola

-       Imbalan dan tantangan dalam menjadi seorang manajer

Imbalan :

1.       Dapat menciptakan lingkungan kerja di mana para anggota organisasi dapat memberikan kemampuan terbaik mereka dalam bekerja

2.       Memiliki kesempatan untuk berpikir kreatif dan berimajinasi

3.       Membantu orang lain untuk menemukan makna dan pencapaian di dalam kerja

4.       Mendukung, mendidik dan membina orang lain

5.       Berkerja dengan bermacam-macam orang

6.       Memegang peranan dalam mempengaruhi pencapaian organisasi

7.       Seorang manajer yang baik selalu dibutuhkan oleh organisasi manapun

Tantangan :

1.       Harus bekerja keras

2.       Boleh jadi harus lebih banyak mengembang tugas yang bersifat klerikal (administratif) ketimbang manajerial

3.       Harus berurusan dengan beraneka ragam karakter orang

4.       Seringkali dituntut menyelesaikan tugas dengan sumber daya yang terbatas

5.       Memotivasi para pekerja dalam situasi yang kacau dan penuh ketidakpastian

6.       Keberhasilannya bergantung pada kinerja orang lain

·         PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Sebuah pilihan dari dua atau lebih alternative

·         MASALAH

Sebuah halangan yang membuat pencapaian tujuan atau sasaran yang diinginkan menjadi sulit

·         PERBEDAAN KEPUTUSAN TERPROGRAM DAN KEPUTUSAN TIDAK TERPROGRAM

Jenismasalah,tingkatanmanajerial,frekuensi,informasi,tujuan,kerangka waktu solusi,solusi tergantung pada

·         LANGKAH-LANGKAH PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN

1.       Mengidentifikasi suatu masalah : sebuah halangan yang membuat pencapaian tujuan atau sasaran yang diinginkan menjadi sulit

2.       Mengidentifikasi kriteria keputusan : kriteria yang mengidentifakasi apa yang penting atau relavan dalam memecahkan suatu masalah

3.       Mengalkoasikan bobot pada kriteria : pembuat keputusan harus member bobot pada masing-masing kriteria agar dapat memberinya priorotas yang tepat dalam membuat keputusan

4.       Mengembangkan alternatif : pembuat keputusan harus kreatif dan dapat memecahkan masalah

5.       Menganalisis alternatif : pembuat keputusan harus mengevaluasi setiap kemungkinan

6.       Memilih sebuah alternatif : memilih alternatif terbaik atau yang menghasilkan total tertinggi di menganalisis alternatif

7.       Mengimplentasikan alternatif : menerapkan keputusan ke dalam tindakan dengan memberlakukan kepada mereka yang terpengaruh dan membuat mereka berkomitmen terhadapnya

8.       Mengevaluasi efektivitas keputusan : pembuat keputusan melibatkan evaluasi hasil keputusan untuk melihat apakah masalahnya telah terpecahkan

·         JENIS KEPUTUSAN DENGAN MASALAH YANG DIMILIKI

-       Masalah yang terstruktur dan keputusan yang terprogram

Masalah yang bersifat langsung, dikenal, dan mudah didefiniskan, keputusan berulang yang dapat diatasi dengan menggunakan pendekatan rutin

3 jenis keputusan terprogram

1.       Prosedur: sejumlah langkah berurutan yang digunakan untuk merespons masalah yang terstruktur dengan baik

2.       Peraturan: pernyataan eksplisit yang memberitahu manajer apa yang boleh dan tidak boleh di lakukan

3.       Kebijakan: pedoman untuk membuat keputusan

-       Masalah tak terstruktur dan keputusan terprogram

Masalah yang baru atau tidak biasa atau yang informasinya bersifat mendua atau tidak lengkap, keputusan yang unik dan tidak berulang yang membutuhkan solusi yang diseusaikan

·         3 KONDISI PEMBUATAN KEPUTUSAN

1.       Kepastian: situasi dimana pembuat keputusan dapat membuat keputusan yang akurat karena semua hasil sudah diketahui

2.       Risiko: situasi dimana pembuat keputusan dapat mengestimasi kemungkinan hasil yang pasti

3.       Ketidakpastian: situasi dimana pembuat keputusan tidak mempunyai kepastian maupun estimasi probabilitas yang masuk akal

·         JENIS TUJUAN

1.       Tujuan yang dinyatakan: pernyataan resmi tentang apa yang dikatakan organisasi dan yang ingin diyakini para pemangku kepentingan tentang tujuannya

2.       Tujuan sebenarnya: tujuan yang secara actual dikejar oleh organisasi, seperti apa yang didefinisikan oleh tindakan, para anggotanya

·         JENIS RENCANA

-       Jangkauan :

1.       Rencana strategik: rencana yang diterapkan pada seluruh organisasi dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi

2.       Rencana operasional: rencana yang meliputi area operasional tertentu dari sebuah organisasi

-       Kerangka waktu

1.       Rencana jangka panjang: rencana dengan jangka waktu lebih dari tiga tahun

2.       Rencana jangka pendek: rencana yang berjangka waktu satu tahun atau kurang

-       Spesifitas

1.       Rencana arahan: rencana yang fleksibel dan memberikan panduan umum

2.       Rencana spesifik: rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak member ruang bagi interpretasi

-       Frekuensi penggunaan

1.       Rencana sekali pakai: rencana satu kali yang secara spesifik di desain untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik

2.       Rencana siaga: rencana berkelanjutan yang memberikan panduan untuk aktivitas yang dilakukan berulang kali

·         LANGKAH-LANGKAH PENETAPAN TUJUAN

1.       Mereview misi atau tujuan organisasi: pernyataan tujuan organisasi

2.       Mengevaluasi sumber daya yang tersedia: menetapkan tujuan yang tidak mungkin dicapai, berdasarkan sumber daya yang ada

3.       Menetukan tujuan secara individu atau dengan masukan dari pihak lain: tujuan merefleksikan hasil yang diinginkan dan harus sejalan dengan misi organisasi serta dengan tujuan di areo organisasi lainnya

4.       Menulis tujuan dan mengomunikasikannya kepada semua yang perlu tahu: menulis dan mengomunikasikan tujuan memaksa orang untuk memikirkannya secara mendalam

5.       Mereview hasil dan pakah tujuan telah tercapai: jika tujuan belum tercapai, gantilah bila diperlukan

·         ALASAN MANAJEMEN STRATEGI SANGAT PENTING DALAM ORGANISASI

Karena, merupakan tugas penting yang melibatkan semua fungsi manajemen dasar- perencanaan,pengorganisasian,kepemimpinan dan pengendalian

·         MATRIKS BCG

Alat strategi yang memadu keputusan alokasi sumber daya berdasarkan pangsa pasar dan tingkat pertumbuhan SBU

MATRIKS BCG

·         Question Mark. Pada saat perusahaan mendapatkan penilaian question mark atau tanda tanya,  ini berarti bahwa dapat tidaknya perusahaan melanjutkan bisnis yang sedang dijalankan sangat bergantung misalnya padakondisi keuangan yang ada. Hal tersebut dikarenakan bahwa perusahaan memerlukan tambahan dana untuk meningkatkan pangsa pasar disaat pertumbuhan pasar dari bisnis yang dijalankannya tinggi.

·         Star. Pada saat perusahaan mengalami kondisi dengan indikator star atau bintang, ini berarti bahwa perusahaan tengah meraih kesuksesan dalam bisnisnya. Hal tersebut dikarenakan pertumbuhan pasar dalam bisnis yang dijalankan mampu diimbangi dengan kemampuan perusahaan untuk meraih pangsa pasar yang tinggi pula.

·         Cash Cow. Pada saat perusahaan mengalami dengan indikator cash cow, perusahaan mengalami kesukesan yang tinggi dengan memperoleh pendapatan yang berlebih dari pangsa pasar yang tinggi sekalipun pertumbuhan pasar relatif rendah. Dalam keadaan seperti ini, perusahaan tidak memerlukan investasi yang berlebih dalam bisnis ini. Sebaliknya, ketersediaan dana yang dimiliki oleh perusahaan dapat dialokasikan untuk kegiatan bisnis yang lain.

·         Dogs. Pada saat perusahaan mengalami kondisi dengan indikator dogs atau anjing, perusahaan mengalami kondisi yang buruk dalam sektor bisnis yang dijalankannya. Selain pangsa pasar yang rendah, pertumbuhan pasarnya juga rendah. Bisnis pada sektor ini seringkali disubsidi dari bisnis pada sektor lain yang mungkin dijalankan oleh perusahaan. Pada kondisi seperti ini, perusahaan sebaiknya menutup bisnis yang dijalankan

·         BUDAYA ORGANISASI

Sehimpunan nilai,prinsip,tradisi,dan cara bekerja yang dianut bersama oleh dan mempengaruhi perilaku serta tindakan para anggota organisasi

·         LINGKUNGAN EKSTERNAL

Faktor-faktor dan kekuatan yang berada di luar organisasi namun mempengaruhi kinerja organisasi

MEMOTIVASI KARYAWAN

-       Motivasi, proses dimana usaha seseorang diberi energi, diarahkan, dan berkelanjutan menuju tercapainya suatu tujuan

-       Teori hirerarki kebutuhan Abraham maslow, (gambar segitiga, fisiologi di bawah, atas aktualisasi diri)

1.       Kebutuhan fisiologis, kebutuhan seseorang akan makanan, minuman, tempat berteduh, seks &kebutuhan fisik lainnya

2.       Kebutuhan keamanan, kebutuhan seseorang akan keamanan dan perlindungan dari kejahatan fisik&emosional

3.       Kebutuhan sosial, kebutuhan seseorang akan kasih saying, kepemilikan, penerimaan&persahabatan

4.       Kebutuhan pengharagaan, kebutuhan seseorang akan faktor2 internal, seperti harga diri, otonomi&prestasi serta faktor2 eksternal seper status,pengakuan&perhatian

5.       Kebutuhan aktualisasi diri, kebutuhan seseorang untuk mampu menjadi apa yang diinginkan

-       Teori X dan Y

1.       Teori Y, asumsi bahwa para karyawan kreatif, menikmati pekerjaan, mencari tanggung jawab& berlatih mengarahkan diri

2.       Teroi X, asumsi bahwa para karyawan tidak menyukai pekerjaan, malas, menghindari tanggung jawab&perlu dikendalikan agar dapat bekerja

-       Teori dua faktor Herzberg, yang mengusulkan bahwa faktor2 intrinsik terkait dengan kepuasan kerja(motivator), sedangkan faktor2 ekstrinsik berhubungan dengan ketidakpuasan kerja(faktor2 higienis)

1.       Motivator : prestasi, pengakuan, pekerjaan itu sendiri

2.       Faktor higienis : pengawasan, status, gaji

-       Teori penetapan tujuan, dalil bahwa tujuan spesifik meningkatkan kinerja dan tujuan yang sulit, ketika diterima, menghasilkan kinerja yang lebih tinggi daripada tujuan yang mudah

-       Teori penguatan, teori dimana perilaku adalah fungsi dari konsekuensi-konsekuensinya

-       Teori desain pekerjaan, cara dimana tugas2 digabungkan untuk membentuk suatu pekerjaan yang lengkap

-       Cara manajer merancang pekerjaan yang memotivasi

1.pemekaran pekerjaan (job enlargement), perluasan pekerjaan secara horizontal melalui penambahan lingkup pekerjaan

2. pengayaan pekerjaan (job enrichment), perluasan pekerjaan secara vertikal dengan menambahkan tanggung jawab perencanaan dan evaluasi

-       teori keadilan, teori dimana karyawan membandingkan rasio input hasil dari pekerjaannya dengan rasio lainnya yang relavan kemudian memperbaiki ketidakadilan yang ada

-       teori ekspektasi, teori dimana seorang individu senderung untuk bertindak dengan cara tertentu dengan harapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu hasil tertentu dan pada daya tarik hasil tersebut bagi individu

-       tiga variable teori ekspektasi

1.       ekspektasi, probabilitas yang dirasakan oleh individu bahwa mengerahkan sejumlah usaha akan mengahasilkan tingkatan kinerja tertentu

2.       instrumentalitas, tingkat dimana individu percaya bahwa memberikan kinerja pada tingkat tertentu adalah alat yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan

3.       valensi, pentingnya individu menempatkan hasil/imbalan potensial yang dapat dicapai dari suatu pekerjaan

MEMAHAMI PERILAKU INDIVIDU

-       Perilaku organisasi, ilmu tentang tidakan orang2 di tempat kerja

-       Tujuan dari perilaku organisasi, manajer harus mampu menjelaskan mengapa karyawan melakukan perilaku tertentu, memprediksi bagaimana karyawan akan menanggapi berbagai tindakan dan&keputusan, dan mempengaruhi perilaku karyawan

-       Sikap, pernyataan evaluative yang disukai/tidak disukai, terkait dengan objek, orang/kejadian

-       Sikap terbagi 3 komponen :

1.       Komponen kognitif, bagian dari sikap yang terdiri dari keyakinan, opini, pengetahuan/informasi yang dimiliki seseorang

2.       Komponen afektif, bagian dari sikap terkait dengan emosi

3.       Komponen perilaku, bagian dari sikap yang mengacu pada itikad untuk berperilaku dengan cara tertentu terhadap seseorang

-       Streotip, menilai orang lain berdasarkan persepsi seseorang dari kelompok yang diikutinya

-       Efek halo, kesan umum seseorang yang dipengaruhi oleh karakterisitik tunggal

-       Operan conditioning, teori pembelajaran yang emngatakan bahwa perilaku adalah fungsi dari konsekuensinya

MANAJER DAN KOMUNIKASI

-       Komunikasi, perpindahan dan pemahaman makna

-       Metode berkomunikasi antar pribadi, pesan ini lewat di antara sumber (pengirim) dan penerima, pesan dikonversikan ke dalam bentuk simbolik(encoding) dan melewati beberapa media(saluran) ke penerima yang menerjemahkan kembali pesan pengirim(decoding)

-       Hambatan2 komunikasi

1.       Penyaringan, manipulasi informasi yang disengaja agar terlihat lebih baik pada penerima

2.       Emosi

3.       Informasi yang berlebih, situasi dimana informasi melebihi kapasitas pengolahan seseorang

-       Mengatasi hambatan2 dalam komunikasi, menggunakan umpan balik, menyederhanakan bahasa, menyimak dengan aktif, membatasi emosi, memperhatikan isyarat nonverbal

-       Komunikasi formal, komunikasi yang berlangsung dalam aturan2 kerja organisasi yang ditetapkan

-       Komunikasi informal, komunikasi yang tidak didefinisikan dalam hierarki struktur organisasi

-       Aliran2 komunikasi

1.       Komunikasi kebawah, komunikasi yang mengalir kebawah dari seorang manajer kepada para karyawannya

2.       Komunikasi ke atas, komunikasi yang mengalir ke atas dari para karyawan kepada para manajer

3.       Komunikasi ke samping,komunikasi yang terjadi di antara para karyawan pada tingkatan organisasi yang sama

4.       Komunikasi diagonal, komunikasi yang melintasi wilayah kerja dan tingkatan organisasi

MANAJER SEBAGAI PEMIMPIN

-       Teori kepemimpinan situasi hersey dan Blanchard, teori kontingensi yang focus terhadap kesiapan pengikutnya

-       Komponen teori kepemimpinan situasi hersey dan blanchard

1.       R1, orang tidak mampu dan tidak memiliki keinginan untuk bertanggung jawab dalam melakukan suatu pekerjaan

2.       R2, orang tidak mampu, namun memiliki keinginan untuk melakukan pekerjaan tertentu

3.       R3,  orang yang mampu, namun tidak memiliki keinginan untuk memenuhi keinginan pemimpinnya

4.       R4, orang yang mampu dan memiliki keinginan untuk melakukan pekerjaan yang diminta

-       Teoti path-goal (jalur-tujuan), teori kepemimpinan yang menyatakan bahwa tugas pemimpin adalah membantu pengikutnya mencapai tujuan dan mengarahkan/memberikan dukungan sesuai kebutuhan untuk memastikan bahwa tujuan mereka sejalan dengan tujuan kelompok/organisasi

-       Teori perilaku, teori kepemimpinan yang mengidentifikasikan perilaku yang membedakan antara pemimpin efektif &tidak efektif

PENGENDALIAN

-       Pengendalian feedforward, pengendalian yang dilakukan sebelum aktivitas kerja dilakukan

-       Pengendalian concurrent, pengendalian yang dilakuakn ketika aktivitas kerja sedang berlangsung

-       Penegendalian feedback, pengendalian yang dilakukan setelah aktivitas kerja dilakukan

STRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI

-       Tujuan pengorganisasian, membagi pekerjaan kedalam tugas2 dan departemen yang spesifik, mengoordinasikan beragam tugas organisasi, membuat hierarki wewenang yang formal

-       Spesialisasi kerja, membagi aktivitas pekerjaan kedalam tugas2 terpisah

-       Departementalisasi, menjadi dasar dimana beragam tugas kerja dikelompokan bersama

-       Lima bentuk umum departementalisasi

1.       Departementalisasi fungsional-kelompok pekerjaan berdasarkan fungsi

2.       Departementalisasi geografis-kelompok pekerjaan  berdasarkan wilayah geografis

3.       Departementalisasi produk-kelompok pekerjaan berdasarkan lini produk

4.       Departemntalisasi proses-kelompok kerja berdasarkan basis produk atau aliran konsumen

5.       Departemntalisasi konsumen-kelompok kerja berdasarkan hakikat spesifik&unik konsumen yang memiliki kebutuhan yang sama

-       Rantai komando, hierarki wewenang dari tingkat organisasi yang tinggi ke yang rendah, yang menegaskan siapa melapor kepada siapa

-       Tiga konsep rantai komando

1.       Wewenang, hak mutlak dari posisi seorang manajer untuk memerintahkan apa yang harus dilakukan staf dan mengharapkan mereka melakukannya

2.       Tanggung jawab, kewajiban/ekspektasi untuk melakukan tugas2 yang diberikan

3.       Kesatuan komando, prinsip manajemen yang menegaskan bahwa setiap orang seharusnya hanya melapor pada satu orang manajer saja

-       Rentang pengendalian, jumlah pekerja yang bisa dikelola seorang manajer secara efektif&efisien

-       Sentralisasi, kadar dimana pengambil keputusan terkonsentrasi pada tingkat level organisasi yang lebih tinggi

-       Desentralisasi,  kadar dimana pekerja level bawah bisa memberikan input/bahkan membuat keputusan

-       Sentralisasi vs desentralisasi

Sentralisasi : lingkungan kerja lebih stabil, keputusan biaya relative minor, organisasinya besar

Desentralisasi : lingkungan kerja lebih kompleks tidak pasti, keputusannya signifikan, perusahaan tersebar secara geografis

-       Dua model organisasi

1.       Organisasi mekanistik, desain organisasi  yang kaku dan terkontrol ketat

2.       Organisasi organic, desain organisasi yang amat adaptif dan fleksibel

BAB. 12 Mengelola Perubahan dan Inovasi.

Proses Perubahan

Perubahan adalah realitas yang dihadapi organisasi. Terdapat beberapa tantangan dari eksternal dan internal

Ø  Eksternal

1.      Perubahan keinginan konsumen

2.      Peraturan baru

3.      Perubahan teknologi

4.      Perubahan situasi ekonomi

Ø  Internal

1.      Strategi organisasi baru

2.      Perubahan dalam tenaga kerja

3.      `

4.      Perubahan perilaku karyawan

Ø  Dua pandangan proses perubahan

Dalam kiasan lautan tenang, perubahan adlh ngangguan sesekali dalam aliran peristiwa yg normal atau di ibaratkan rakit kecil yang mengarungi sungai dengan arus liar. Diatas rakit ada beberapa orang yang semuanya tdk pernah melakukan hal tsb tdk mengenal dengan lika-liku sungai tsb. Kedua kiasan ini mewakili pendekatan yang saling bertolak belakang dalam memahami dan menanggapi perubahan.

Ø  Kiasan lautan tenang

Proses perubahan tiga langkah dari kurt lewin

1.      Pencairan

2.      Perubahan

3.      Pembekuan

Contohnya: perubahan peraturan “dilarang terlambat” Seorang manajer harus melakukan ketegasan thdp peraturan tsb. Setelah karyawan sudah mulai mengikuti, manajer memberikan penghargaan kecil terhadap karyawan yang tidak prnh terlambat .

Intinya, ketika ngangguan datang, organisasi harus mengubah dan menyesuaikan dengan gangguan tsb.

Ø  Kiasan jeram liar

Perubahan sebagai ngangguan sesekali dalam lautan tenang dan stabil menghadapi resiko yang besar.

Contohnya: seorang karyawan  baru yang tidak mengerti tentang peraturan-peraturan perusahaan tsb. Sebagai karyawan baru kita harus mencari tahunya dengan bertanya kpd karyawan lain atau manajer di perusahaan tsb.

Perubahan Organisasi

Ø  perubahan organisasi adalah terjadi nya pergantian orang struktur dan teknologi

Ø  agen perubahan adalah seorang yang bertanggung jawab atau manajer.

Contohnya: guru BK dari SMA 2 bekasi memanggil guru BK dari sekolah lain, untuk memberikan masukan dan bantuan.

Jenis-jenis perubahan

Ø  Perubahan struktur adalah perubahan strategi dalam struktur organisasi .

Contohnya: menghadapi perubahan dalam desain structural, perusahaan bakri mengakuisisi produknya dengan mengurangi,menyatukan dan memperluas produknya.

Ø  Perubahan teknologi adalah mengubah teknologi yang digunakan dalam mengubah input menjadi output.

Contohnya: perusahaan tambang di Kalimantan memperbaharui metode operasionalnya, memasang peralatan yang lebih efisien dan membuat perubahan dalam praktik kerja agar lebih produktif.

Ø  Perubahan personel adalah perubahan sikap persepsi dan perilaku Contohnya: manajer pizza hut menyadari keberhasilannya bergantung pada sikap dan perilaku karyawannya.

Ø  Teknik OD adalah metode perubahan pada manusia dan sifat hubungan antar kerja antarpribadi.

1.      Pembinaan tim memberikan bantuan kpd karyawan bagaimana cara berpikir dan bertindak

2.      Pengembangan kelompok

perubahan presepsi yang dimiliki masing2 karyawan

3.      Umpan balik survey memberikan komentar thdp presepsi yg berbeda2 dan memberitahukan presepsi yg terbaik.

4.      Pelatihan kepekaan mengubah perilaku melalui interaksi yang tidak terstruktur

5.      Konsultasi proses seorang manajer luar yang memberikan masukan dan bantuan agar memahami perubahan2 tsb

Cara mengelola tentangan thdp perubahan

Ø  Penyebab orang menentang perubahan

1.      Perubahan mengantikan hal2 yang sudah diketahui menjadi tidak pasti.

Contohnya: quiz dilakukan 2x dalam sebulan secara dadakan.

2.      Perubahan melakukan hal2 di luar kebiasaan

Contohnya: perpindahan mahasiswa di kampus F ke kampus A.

3.      Perubahan ketakutan akan hilangnya sesuatu yang telah dimiliki.

Contohnya: perubahan struktur shift kerja, maka kita akan kehilangan teman kerja bareng.

4.      Perubahan tidak sejalan dengan tujuan organisasi

Contohnya: perubahan masalah liburan semester di percepat.

Ø  Mengurangi tetangan thdp perubahan

1.      Edukasi dan komunikasi

Edukasikan karyawan melalui komunikasi secara empat mata atau rapat.

2.      Partisipasi

memiliki keahlian untuk berkontribusi dengan baik.

3.      Fasilitasi dan dukungan

Menyediakan konseling terapi bagi karyawan

4.      Manipulasi

Pembelokan fakta, atau menciptakan isu yg tdk benar

5.      Kooptasi

Bentuk dari manipulasi dan partisipasi

6.      Memilih orang2 yg menerima perubahan

Kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan

7.      Koersi

Menggunakan ancaman atau paksaan

Isu-isu terkini dalam mengelola perubahan

Ø  Mengubah budaya organisasi

1.      Memahami faktor2 situasi

·         Kondisi yg merugikan

·         Kondisi yang menguntungkan

2.      Membuat perubahan dalam budaya organisasi

·         Manajer puncak harus menjadi teladan positif

·         Ritual baru untuk menggantikan yang sedang berlaku

·         Mempromosikan nilai2 baru

·         Mengubah nilai imbalan (gaji)

·         Partisipasi karyawan dan menciptakan iklim yang membangun rasa percaya.

Ø  Stress karyawan

1.      Apakah itu stress adalah Reaksi negative dari orang2 thdp tekanan berlebih atas peluang, hambatan dan tuntutan.

Contohnya: seorang mahasiswa yang akan siding skripsi

2.      Yang menyebabkan stress

Ketidakpastian lingkungan yang dicirikan oleh tekanan waktu beban kerja bertambah dan restrukrisasi

3.      Gejala stress

·         Fisik

Detak jantung, sakit kepala

·         Psikologis

Tekanan, cepat marah dan kebosanan

·         Perilaku

Perubahan pola makan, konsumsi rokok dan alkohol.

4.      Mengurangi stress

·         Mengendalikan faktor2 tertentu untuk mengurangi stress kerja

·         menawarkan bantuan atas stress dlm kehidupan pribadi

·         komunikasikan secara baik kpd karyawan atas ambiguitas

Ø  Membuat perubahan yang sukses

1.      Cara agar manajer bisa membuat perubahan yg sukses

·         Memungkin terjadinya perubahan organisasi

Contohnya: perusahaan bakri mencapai kemakmuran dengan melakukan sebuah perubahan

·         Memahami peran dalam proses perubahan organisasi

Contohnya: dibutuhkan agen perubahan untuk dapat memimpin proses perubahan

·         Memberitahukan kpd karyawan tentang perubahan organisasi

Contohnya: agen perubahan menjelaskan secara jelas agar dapat dimengerti oleh karyawan.

2.      Organisasi yang mampu berubah

·         Mengaitkan antara masa kini dengan dan masa dating

·         Menjadikan pembelajaran sebagai gaya hidup

·         Menjamin keragaman intim

·         Menjaga terobosan baru

·         Mengintegrasikan teknologi

·         Membangun dan menanam kepercayaan

Teknik-teknik untuk merangsang inovasi

Ø  Kreativitas versus inovasi

Kreativitas,kemampuan mengkombinasikan ide2 dgn cara tertentu.

Inovasi, hasil dari kreativ dijadikan produk atau metode yg berguna.

Ø  Mendorong dan memelihara inovasi

Lingkungan yg mendorong inovasi dengan 3 variabel

1.      Variable structural

Terdiri dari lima

a.       Struktur organic

b.      Sumber daya berlimpah

c.       Komunikasi yg tinggi

d.      Tekanan wktu yg minimal

e.       Dukungan kerja dan nonkerja

2.      Variable budaya

a.       Penerimaan ambiguitas

b.      Toleransi kpd ketidakpastian

c.       Kendali eskternal rendah

d.      Toleransi thdp resiko

e.       Toleransi thdp konflik

f.       Focus pada hasil

g.       Focus pada system terbuka

h.      Umpan balik positif

3.      Variable SDA

a.       Komitmen tinggi untuk pelatihan dan pengembangan

b.      Keamanan kerja yg tinggi

c.       Orang-orang yg kreatif                                                                       

BAB 14 ‘Para Manajer dan Komunikasi’

Sifat dan Fungsi Komunikasi

Ø  Komunikasi

Adalah perpindahan informasi dan pemahaman makna yang harus disampaikan dan dipahami.

Komunikasi antar pribadi komunikasi antara dua orang atau lebih.

Komunikasi organisasi

Semua pola,jaringan dan system komunikasi dlm organisasi.

Ø  Fungsi komunikasi

Ada empat fungsi utamanya :

1.      Mengendalikan “perilaku karyawan dalam beberapa cara”

2.      Memotivasi “ cara menjelaskan kpd karyawan apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka melakukannya dan apa yang dapat dilakukan”

3.      Ekspresi secara emosional “dimana para anggota berbagi perasaan frustasi dan kepuasan dan untuk memenuhi kebutuhan social”

4.      Memberikan informasi “memberikan informasi kpd para individu2 dan kelompok dalam berbagai hal organisasi”

Metode-metode komunikasi antarpribadi

Ø  Proses komunikasi antarpribadi

Pesan  adalah informasi yg akan di sampaikan.

Media  adalah saluran yang digunakan dalam menyampaikan pesan.

Enconding  adalah mengubah pesan menjadi simbol2

Deconding adalah menerjemahkan kembali pesan dari pengirim

Gangguan adalah setiap gangguan dalam pengiriman penerimaan atau umpan balik dari sebuah pesan.

Proses komunikasi antarpribadi tujuh elemen yang terlibat dlm pemindahan makna dari satu orang ke orang lain.

Ø   Metode2 berkomunikasi antarpribadi

12 pertanyaan untuk berkomunikasi :

1.      Umpan balik

2.      Kompleksitas kapasitas

3.      Luasnya potensi

4.      Kerahasiaan

5.      Kemudahan enconding

6.      Kemudahan deconcing

7.      Kendala waktu ruang

8.      Biaya

9.      Keramahan antarpribadi

10.  Formalitas

11.  Scanabilty

12.  Lama penggunaan

Komunikasi nonverbal “komunikasi tanpa kata-kata” contohnya: direktur memberikan memo kepada sekretarisnya

Bahasa tubuh “mengacu pada gerak tubuh ekspresi wajah dan gerakan tubuh lainnya”

Intonasi verbal “ penekanan yang diberikan seseorang thdp ungkapan yg mengandung makna”

Komunikasi antarpribadi yang efektif

Ø  Hambatan-hambatan komunikasi

a.      Penyaringan  adalah manipulasi informasi yang disengaja untuk membuatnya terlihat lebih baik dari penerima.

b.      emosi  adalah yg dirasakan penerima ketika ia menerima pesan yg mempengaruhi penafsirannya.

c.       Informasi berlebih adalah situasi dimana informasi melebihi kapasitas pengelolahan seseorang

d.      Defensif  adalah ketika seseorang merasa terancam, ia cenderung bereaksi dengan cara yang menghambar komunikasi  dan mengurangi upaya saling pengertian

e.       Bahasa adalah memiliki arti yg berbeda bagi orang yg berbeda umur, pendidikan dan latar belakang.

f.        Budaya nasional  adalah perbedaan komunikasi dapat timbul dari budaya nasional. Seperti halnya bahasa yang berbeda.

Ø  Mengatasi hambatan2 dalam komunikasi

a.      Menggunakan umpan balik memberikan pertanyaan apakah pesan itu dapat diterima dan dipahami sebagaimana yg dimaksud.

b.      Menyederhanakan bahasa

Memfasilitasi jargon sebagai bantuannya

c.       Menyimak dengak aktif

Menyimak untuk mendapatkan makna yang menyeluruh tanpa lebih dulu membuat penilaian.

Ciri2 orang menyimak :

1.      Berempati

2.      Membuat kontak mata

3.      Menunjukan persetujuan

4.      Mengajukan pertanyaan

5.      Parafase

6.      Menghindari gerakan yg menganggu

7.      Hindara menyela pembicaraan

8.      Jangan berbicara berlebihan

d.      Membatasi emosi 

menenangkan diri dan mengendalikan emosi sebelum berkomunikasi

e.       Memperhatikan isyarat nonverbal

Komunikasi organisasi

Ø  Komunikasi formal vs informal

Komunikasi formal  adalah komunikasi yg berlangsung dalam aturan2 kerja organisasi yang di tetapkan.

Contohnya: seorang dosen memberikan tugas mingguan kepada mahasiswanya.

Komunikasi informal  adalah komunikasi organisasi yang tidak di definisikan dalam hierarki struktur organisasi.

Contohnya: ketika para mahasiswa sedang berbincang di perpustakaan atau di masjid yang fasilitas dari kampus.

Ø  Arah aliran komunikasi

1.      Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang mengalir kebawah dari seorang manajer ke karyawannya.

Contohnya: melakukan  briefing setiap pagi dengan tujuan memberikan informasi arahan dam evaluasi.

2.      Komunikasi ke atas  adalah komunikasi yang mengalir ke atas dari para karyawan kpd manajernya.

Contohnya:  seorang karyawan memberikan laporan keuangan setiap bulan kepada manajernya.

3.      Komunikasi ke samping adalah komunikasi yg terjadi diantara para karyawan pada tingkatan organisasi yang sama.

Contohnya: deddy dan refky satu organisasi, memiliki rencana untuk untuk melakukan kegiatan mengenai pekerjaan tsb.

4.      Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang melintasi wilayah kerja dan tingkatan organisasi

Contohnya: perbincangan antara karyawan PT.SUKAMAJU dengan karyawan PT.MAJUJAYA yang membicarakan satu masalah yg sama.

Ø  Jaringan komunikasi organisasi

Jaringan komunikasi  adalah berbagai pola aliran komunikasi organisasi secara vertical dan horizontal.

Jenis-jenis jaringan komunikasi

1.      Rantai, komunikasi mengalir menurut rantai komando formal baik ke bawah maupun keatas.

2.      Roda, mewakili komunikasi yg melalui pemimpin yg berfungsi sbgai pusat kegiatan komunikasi.

3.      Semua saluran, komunikasi yg bebas mengalir di antara semua anggota kelompok.